Alle Angaben in diesem Artikel beruhen auf den Erkenntnissen und Einschätzungen der Botschaft im Zeitpunkt der Textabfassung. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit, insbesondere wegen zwischenzeitlich eingetretener Veränderungen, kann keine Gewähr übernommen werden.

Die Annahme von Legalisationen öffentlicher Urkunden der Republik Aserbaidschan für den Rechtsverkehr in Deutschland für die Deutsche Botschaft Baku erfolgt durch den externen Dienstleister TLScontact.

Ausländische öffentliche Urkunden, werden von deutschen Behörden nicht immer ohne weiteres akzeptiert. Um in Deutschland anerkannt zu werden, muss in diesen Fällen die Echtheit einer Urkunde bzw. ihr Beweiswert festgestellt werden. Für aserbaidschanische öffentliche Urkunden gilt ab dem 01.11.2022 das Legalisationsverfahren.

Für die Verwendung deutscher öffentlicher Urkunden in Aserbaidschan finden Sie Informationen im Artikel „Urkundenverkehr allgemein“.

Ein anderes Verfahren ist das Apostilleverfahren. Dieses Verfahren gilt für aserbaidschanische öffentliche Urkunden NICHT.

Öffentliche Urkunden sind die von einer öffentlichen Behörde ausgestellten Urkunden. Von Privatpersonen oder privaten Stellen oder Firmen ausgestellte Dokumente können nicht legalisiert werden. Öffentliche Urkunden sind z. Bsp. Personenstandsurkunden, Gerichtsurteile o.ä. Zeugnisse sind nur dann öffentliche Urkunden, wenn diese von öffentlichen Bildungseinrichtungen erteilt worden sind. Zeugnisse von privaten Bildungseinrichtungen sind keine öffentlichen Urkunden und können nicht legalisiert werden.

Öffentliche Urkunden aus Aserbaidschan müssen zunächst überbeglaubigt werden, bevor Sie von der deutschen Botschaft legalisiert werden können.

1. Schritt: Ein in Aserbaidschan zugelassener Notar fertigt eine beglaubigte Kopie der Urkunde an. Für das Legalisationsverfahren bei der Botschaft ist eine Übersetzung der Urkunde nicht erforderlich. In der Regel benötigen deutsche Behörden eine Übersetzung der ausländischen Urkunde von einem in Deutschland beeidigten Übersetzer. Bitte erfragen Sie mögliche Erfordernisse an eine Übersetzung der aserbaidschanischen Urkunde bei der deutschen Behörde, bei der die aserbaidschanische Urkunde vorgelegt werden soll. Eine Liste beeidigter Übersetzer finden Sie auf unserer Webseite.

Wichtig: Wenn die vom Notar angefertigte beglaubigte Kopie nicht lesbar ist kann die Botschaft KEINE Legalisation der Urkunde durchführen.

2. Schritt: Im ASAN Service Center Nr. 5 wird auf der beglaubigten Kopie ein Vorlegalisationsstempel (nicht Apostille!) durch das aserbaidschanische Außenministerium (MFA) angebracht. Die Vorlegalisation erfolgt – soweit der Botschaft bekannt – innerhalb einer Woche und ist gebührenpflichtig. Die Adresse des ASAN Service Centers Nr. 5 lautet:

Baku, Nizami district
Heydar Aliyev Avenue 115
asan5@asan.gov.az
Call Center: 108

Nach Kenntnis der Botschaft kann diese Vorbeglaubigung bei allen ASAN-Servicestellen landesweit beantragt werden.

3. Schritt: Bitte vereinbaren Sie einen Termin für konsularische Dienstleistungen (nicht Visa!) für die Abgabe der zu legalisierenden Unterlagen bei TLScontact. Einen Termin beim externen Dienstleister TLScontact für konsularische Dienstleistungen buchen Sie bitte hier. Die Terminvereinbarung kann nur online über das Termin-Buchungsprogramm erfolgen. Pro Termin/Besucher können maximal 10 Dokumente eingereicht werden. Bei mehr als 10 Dokumenten müssen Sie 2 Termine buchen.
Bitte beachten Sie, dass es je nach Nachfrage bei der Terminbuchung zu längeren Wartezeiten kommen kann. Neue Termine werden regelmäßig freigeschaltet.

Der Legalisationsvermerk der Botschaft wird auf der notariell beglaubigten Kopie angebracht, da das Original nach aserbaidschanischem Recht grundsätzlich nur einmal ausgestellt werden kann. Bei der Botschaft ist das Original der Urkunde und die beglaubigte Kopie mit allen Vorlegalisationsvermerken vorzulegen.
Wichtig: Wenn die vom Notar angefertigte beglaubigte Kopie nicht lesbar ist kann die Botschaft KEINE Legalisation der Urkunde durchführen

Gebühren
Die Gebühren für die Legalisation betragen

• Serviceentgelt von TLScontact: 6 € Servicegebühr pro eingereichtem Dokument, von dem die Legalisation erfolgen soll und

• die konsularische Gebühr der Botschaft für die Legalisation - derzeit 29,91 € je Dokument.

Die oben genannten Gebühren müssen in AZN zum aktuellen Zahlstellenkurs der Botschaft in einer der von TLScontact angebotenen Zahlungsformen am Tag der Antragstellung bei TLScontact beglichen werden.

Bearbeitungszeit
Die durch die Botschaft legalisierten Urkunden liegen in der Regel nach ca. 9 Tagen wieder bei TLScontact zur Abholung bereit. Bei Feiertagen oder anderen Schließzeiten der Botschaft verlängert sich die Bearbeitungszeit entsprechend.

Persönliche Vorsprache
Grundsätzlich ist eine persönliche Vorsprache erforderlich. Für die Legalisation kann die Vorsprache auch durch einen Bevollmächtigten erfolgen. Dafür ist eine schriftliche Vollmacht im Original und zusätzlich eine Kopie des Personalausweises oder des Passes des Vollmachtgebers bei Antragstellung bei TLScontact vorzulegen. Zu den Anforderungen an die Vollmacht für Schritt 1 und Schritt 2 (Verfahren beim aserbaidschanischen Notariatsbüro / Vorlegalisationsverfahren über ASAN Service Center) informieren Sie sich bitte bei den dafür zuständigen aserbaidschanischen Stellen.

Eine Erledigung der Legalisation auf dem Postweg ist nicht möglich.