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Artikel zur Einstellung der Legalisation aserbaidschanischer Urkunden und möglicher Urkundenüberprüfung im Wege der Rechts- bzw. Amtshilfe
Alle Angaben in diesem Artikel beruhen auf den Erkenntnissen und Einschätzungen der Botschaft im Zeitpunkt der Textabfassung. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit, insbesondere wegen zwischenzeitlich eingetretener Veränderungen, kann keine Gewähr übernommen werden.
Für alle aserbaidschanischen Urkunden, die keine Personenstandsurkunden sind, gilt das Legalisationsverfahren nicht.
In diesen Fällen kann die Botschaft in Amtshilfe bzw. Rechtshilfe für deutsche Behörden und Gerichte gutachtlich prüfen, ob der bescheinigte Sachverhalt zutrifft und hierdurch den inländischen Stellen Entscheidungshilfen geben. Ob eine Überprüfung erforderlich ist, liegt im Ermessen der jeweiligen Behörde oder des Gerichts, wo die Urkunde zu Beweiszwecken verwendet werden soll. Von Privatpersonen kann eine Urkundenüberprüfung hingegen nicht veranlasst werden.
Die Inlandsbehörde, die eine Urkundenüberprüfung der Urkunden für ihre Arbeit benötigt, richtet hierzu ein Ersuchen an die Botschaft. Dazu muss sie entweder konkrete Fragen stellen oder um Globalüberprüfung ersuchen und im Verhältnis zur Botschaft die Übernahme der entstehenden Auslagen zusagen.
Die Behörde kann ihrerseits diese Auslagen dem Urkundeninhaber zur Erstattung aufgeben und wird daher üblicherweise um Hinterlegung einer Sicherheitsleistung bitten. Die Auslagen entstehen dadurch, dass die Botschaft die gewünschten Überprüfungen nicht ausschließlich mit eigenem Personal durchführen kann, sondern sich regelmäßig auch auf die Erkundigungen von Vertrauensanwälten oder sonstigen Vertrauenspersonen stützen muss. Die abschließende Bewertung und Stellungnahme erfolgt durch die Konsularabteilung der Botschaft. Die Urkunde und die Stellungnahme der Botschaft werden anschließend unmittelbar an die ersuchende Behörde übersandt. Der Prüfvermerk erfolgt in einer separaten Bescheinigung, er kann nicht auf der eigentlichen Urkunde angebracht werden, da diese nach aserbaidschanischem Recht grundsätzlich nur einmal ausgestellt werden kann.
Zur Bearbeitung der Überprüfungsersuchen benötigt die Botschaft folgende Unterlagen und ergänzende Angaben:
- die zu überprüfende Urkunde im Original nebst einer einfachen Kopie
- Kopie der Personendatenseite des Passes oder des aserbaidschanischen Personalausweises des jeweiligen Urkundeninhabers
- vollständige letzte gemeldete Anschrift des Urkundeninhabers in Aserbaidschan
(Rayon, Meldebezirk, Straße)
die beiliegende, vom Urkundeninhaber unterschriebene Zustimmungserklärung
Im Überprüfungsverfahren ist die Übermittlung von Daten an Dritte in ausländischen Staaten erforderlich. Diese unterliegt der Datenschutzgrundverordnung (siehe Art. 3 Abs. 3 DSGVO). Die somit erforderliche Belehrung hat bei Urkundenüberprüfungen in Amtshilfe die ersuchende Behörde zu leisten, da dort die Daten erhoben werden. Zu jedem Amtshilfeersuchen gehört eine Versicherung, dass diese Belehrung zum Datenschutz stattgefunden hat. Ein Muster für die Belehrung finden Sie auf der Internetseite der Botschaft.
Für die Überprüfung fallen regelmäßig Kosten an, die wie folgt gestaffelt sind:
- Bis zu 2 Urkunden: 150,- €
- 3 Urkunden: 200,- €
- Mehr als 3 Urkunden: 250,- €
Wenn in besonders gelagerten Fällen absehbar ist, dass höhere Auslagen entstehen, wird die Botschaft zunächst die ersuchende Behörde informieren.
Nach Abschluss der Ermittlungen erhält die inländische Behörde eine Kostenrechnung.
Die Erledigung dauert nach bisherigen Erfahrungen durchschnittlich etwa sechs Wochen ab Erhalt der vollständigen Unterlagen. Hinzu kommen die Post- und Kurierlaufzeiten für die Übersendung.
Die Botschaft ist bemüht, alle Ersuchen so zügig wie möglich zu bearbeiten und bittet wegen des hohen Geschäftsanfalls von zusätzlichen Sachstandsanfragen, auch der Urkundeninhaber, abzusehen.
Es wird um Verständnis dafür gebeten, dass die erforderliche Korrespondenz ausschließlich zwischen der Botschaft und der ersuchenden Behörde geführt wird.
Postanschrift:
Hinweis:
Die inländischen Behörden können zur Übermittlung ihrer Amtshilfeersuchen an die Botschaft den amtlichen Kurierweg des Auswärtigen Amtes mitbenutzen. Dies empfiehlt sich aus Sicherheits- und Zeitersparnisgründen.
Privatpersonen steht der amtliche Kurierweg nicht zur Verfügung.
Für alle aserbaidschanischen Urkunden, die keine Personenstandsurkunden sind, gilt das Legalisationsverfahren nicht.
In diesen Fällen kann die Botschaft in Amtshilfe bzw. Rechtshilfe für deutsche Behörden und Gerichte gutachtlich prüfen, ob der bescheinigte Sachverhalt zutrifft und hierdurch den inländischen Stellen Entscheidungshilfen geben. Ob eine Überprüfung erforderlich ist, liegt im Ermessen der jeweiligen Behörde oder des Gerichts, wo die Urkunde zu Beweiszwecken verwendet werden soll. Von Privatpersonen kann eine Urkundenüberprüfung hingegen nicht veranlasst werden.
Die Inlandsbehörde, die eine Urkundenüberprüfung der Urkunden für ihre Arbeit benötigt, richtet hierzu ein Ersuchen an die Botschaft. Dazu muss sie entweder konkrete Fragen stellen oder um Globalüberprüfung ersuchen und im Verhältnis zur Botschaft die Übernahme der entstehenden Auslagen zusagen.